Sergio Vieira Advogados

Organograma e Fluxo do Escritório

Ferramentas: EasyJur · Google Drive · E-mail — Fonte: PDF 09/02/2026

01 Estrutura Organizacional

12 colaboradores em 4 departamentos + 5 núcleos jurídicos

Dr. Sergio Vieira
Sócio-Diretor

Back Office

Comercial
Kevehllyson
Matheus
Acumula c/ Tributário
Controladoria
Laís
Admin EasyJur
Gargalo — Fases 2-9
Financeiro
Eliemerson
Admin / RH
Thaís

Núcleos Jurídicos

Trabalhista
Qdma
Est: Nickellen
Cível / Sucessório
Heber
Est: Henrique
Cível / Consultivo
Bruno
Est: Felipe
Tributário
Kevehllyson
Acumula c/ Comercial
Criminal
Henrique
Acumula c/ Est. Cível

02 Decision Tree — Jornada do Cliente

Losango = decisão. Retângulo = ação. Fluxo completo de cima para baixo.

Comercial
Controladoria
Núcleo Jurídico
Financeiro
Encerramento
Saida
flowchart TD
    LEAD["LEAD CHEGA
Indicação | Site | Redes | Telefone | E-mail"] LEAD --> REG["Comercial registra lead
EasyJur - Novos Negócios"] REG --> REUN{"Reunião de
triagem?"} REUN -->|Sim| TRIAGEM["Reunião com cliente
Kevehllyson ou Matheus"] REUN -->|Não responde| FOLLOWUP["Follow-up comercial
E-mail + WhatsApp"] FOLLOWUP --> REUN TRIAGEM --> ACEITA{"Cliente aceita
proposta?"} ACEITA -->|Não| DESCARTE["Lead descartado
Motivo registrado"] ACEITA -->|Sim| PROPOSTA["Elabora proposta
Contrato + Procuração"] PROPOSTA --> ASSINA{"Contrato
assinado?"} ASSINA -->|Não| NEGOCIACAO["Renegociação
Ajuste de termos"] NEGOCIACAO --> ASSINA ASSINA -->|Sim| ONBOARD["Onboarding completo
Drive: pasta | EasyJur: caso"] ONBOARD --> DIAG["Advogado faz
diagnóstico do caso"] DIAG --> TIPO{"Tipo de
demanda?"} TIPO -->|Contencioso| CONT_PATH["Caminho CONTENCIOSO
Ação judicial necessária"] TIPO -->|Consultivo| CONS_PATH["Caminho CONSULTIVO
Parecer / Projeto"] CONS_PATH --> PARECER["Elabora parecer
ou projeto consultivo"] PARECER --> ENTREGA_CONS["Entrega ao cliente"] ENTREGA_CONS --> RECORRENTE{"Demanda
recorrente?"} RECORRENTE -->|Sim| DIAG RECORRENTE -->|Não| ENCERRAR CONT_PATH --> NUCLEO{"Qual núcleo?"} NUCLEO -->|Trabalhista| NUC_TRAB["Qdma + Nickellen"] NUCLEO -->|Cível/Sucess.| NUC_CSUC["Heber + Henrique"] NUCLEO -->|Cível/Consult.| NUC_CCON["Bruno + Felipe"] NUCLEO -->|Tributário| NUC_TRIB["Kevehllyson"] NUCLEO -->|Criminal| NUC_CRIM["Henrique"] NUC_TRAB --> SUBSIDIOS NUC_CSUC --> SUBSIDIOS NUC_CCON --> SUBSIDIOS NUC_TRIB --> SUBSIDIOS NUC_CRIM --> SUBSIDIOS SUBSIDIOS["Coleta documentos
e subsídios"] SUBSIDIOS --> DOCS_OK{"Documentos
completos?"} DOCS_OK -->|Não| SOLICITA["Solicita subsídios
adicionais"] SOLICITA --> DOCS_OK DOCS_OK -->|Sim| PREP["Preparação técnica
Peças + Revisão + Plano"] PREP --> CUSTAS{"Necessita
custas?"} CUSTAS -->|Sim| PAGA_CUSTAS["Cliente paga custas"] PAGA_CUSTAS --> PROTOCOLO CUSTAS -->|Não| PROTOCOLO PROTOCOLO["Protocolo da ação
Registro: número, vara, partes"] PROTOCOLO --> COMUNICA_CLI["Comunica cliente
Número do processo"] COMUNICA_CLI --> ACOMP["LOOP: Acompanhamento
Controladoria monitora"] ACOMP --> INTIM{"Nova
intimação?"} INTIM -->|Publicação| PRAZO["Cria tarefa
com prazo"] INTIM -->|Audiência| AUD["Agenda audiência
Preposto + testemunhas"] INTIM -->|Perícia| PERICIA["Agenda perícia"] INTIM -->|Nada novo| ACOMP PRAZO --> PET_INT["Elabora petição
intermediária"] PET_INT --> ACOMP AUD --> REALIZA_AUD["Realiza audiência"] REALIZA_AUD --> POS_AUD{"Resultado?"} POS_AUD -->|Acordo| ACORDO POS_AUD -->|Prossegue| ACOMP POS_AUD -->|Sentença| DECISAO PERICIA --> LAUDO["Recebe laudo"] LAUDO --> ACOMP DECISAO["Sentença recebida
Núcleo analisa"] DECISAO --> RECOMENDA{"Recomendação?"} RECOMENDA -->|Recorrer| RECURSO["Elabora recurso"] RECURSO --> ACOMP RECOMENDA -->|Acordo| ACORDO RECOMENDA -->|Aceitar| CUMPRIMENTO ACORDO["Análise de viabilidade"] ACORDO --> MARGEM{"Margem
aceitável?"} MARGEM -->|Não| CONTRA["Contraproposta"] CONTRA --> MARGEM MARGEM -->|Sim| FORMALIZA["Formaliza acordo"] FORMALIZA --> CUMPRIMENTO CUMPRIMENTO["Cumprimento / Execução"] CUMPRIMENTO --> HONORARIOS["Faturamento honorários"] HONORARIOS --> PEND{"Obrigações
cumpridas?"} PEND -->|Não| INCIDENTE["Registra incidente"] INCIDENTE --> PEND PEND -->|Sim| ENCERRAR ENCERRAR["ENCERRAMENTO"] ENCERRAR --> CONF_FIN["Conferência financeira
Honorários + Custas + Reembolsos"] CONF_FIN --> BAIXA{"Pendências?"} BAIXA -->|Sim| SANEIA["Saneamento"] SANEIA --> BAIXA BAIXA -->|Não| FIM["CASO ENCERRADO
Baixa no EasyJur"] classDef comercial fill:#1a3a5c,stroke:#2f81f7,color:#e6edf3 classDef controladoria fill:#2d1a4e,stroke:#bc8cff,color:#e6edf3 classDef nucleo fill:#1c2129,stroke:#30363d,color:#e6edf3 classDef financeiro fill:#3d2a0a,stroke:#d29922,color:#e6edf3 classDef encerrar fill:#0d2818,stroke:#3fb950,color:#e6edf3 classDef saida fill:#3d0f0f,stroke:#f85149,color:#e6edf3 classDef decisao fill:#161b22,stroke:#30363d,color:#e6edf3 classDef neutro fill:#161b22,stroke:#21262d,color:#8b949e class LEAD,REG,TRIAGEM,PROPOSTA,FOLLOWUP,NEGOCIACAO comercial class ONBOARD,ACOMP,COMUNICA_CLI controladoria class DIAG,CONT_PATH,CONS_PATH,PARECER,SUBSIDIOS,SOLICITA,PREP,PROTOCOLO,PRAZO,PET_INT,AUD,REALIZA_AUD,PERICIA,LAUDO,DECISAO,RECURSO,ACORDO,CONTRA,FORMALIZA,CUMPRIMENTO,ENTREGA_CONS nucleo class PAGA_CUSTAS,HONORARIOS financeiro class ENCERRAR,CONF_FIN,SANEIA,FIM encerrar class DESCARTE saida class REUN,ACEITA,ASSINA,TIPO,NUCLEO,DOCS_OK,CUSTAS,INTIM,POS_AUD,RECOMENDA,MARGEM,PEND,BAIXA,RECORRENTE decisao class NUC_TRAB,NUC_CSUC,NUC_CCON,NUC_TRIB,NUC_CRIM neutro

03 Fluxo do Cliente / Processo

Da entrada do lead ao encerramento do caso — 9 fases sequenciais

01

Captação, Proposta, Contrato e Onboarding

Lead chega (indicação, site, redes, telefone, e-mail) → Registro do lead → Reunião/triagem → Proposta → Contrato + procuração → Assinatura

ResponsávelKevehllyson / Matheus
SistemaEasyJur “Novos Negócios”
EntregávelLead registrado + Contrato assinado
02

Triagem, Diagnóstico e Subsídios

Reunião com cliente → Análise diagnóstica pelo advogado → Coleta de documentos e evidências → Solicitação de subsídios

ResponsávelNúcleo + Laís (Controladoria)
SistemaDrive (pasta) + EasyJur + Workflows
EntregávelAnálise técnica + Checklist
03

Preparação Técnica (Pré-processual)

Análise aprofundada + plano de ação → Elaboração de pareceres/peças iniciais/defesa → Revisão técnica → Pagamento de custas

ResponsávelNúcleo + Estagiário + Laís
SistemaDrive + EasyJur + E-mail
EntregávelPeça pronta + Prazos parametrizados
04

Protocolo / Distribuição

Protocolo da ação/manifestação → Registro do processo (número, vara, partes) → Tarefa automática de acompanhamento

ResponsávelNúcleo + Controladoria
SistemaEasyJur (processo) + Drive
EntregávelProcesso distribuído + Cliente comunicado
05

Acompanhamento e Gestão de Prazos

Monitoramento de intimações/publicações → Tarefas por prazo → Petições intermediárias → Comunicação ao cliente → Assistência (prepostos, pagamentos)

ResponsávelLaís (prazos) + Núcleo + Estagiário
SistemaEasyJur + Drive + E-mail
EntregávelPrazos cumpridos + Histórico
06

Audiências / Perícias / Diligências

Agendamento e preparação → Preposto + testemunhas → Realização e registro → Providências pós-evento

ResponsávelLaís + Núcleo + Estagiário
SistemaEasyJur + Drive + E-mail + WhatsApp
EntregávelRegistro + Próximos passos
07

Decisão e Recursos

Leitura das intimações → Análise de sentença → Recomendação (recorrer/acordo) → Despesas recursais → Elaboração de recursos

ResponsávelLaís + Núcleo + Estagiário
SistemaEasyJur + Drive + E-mail
EntregávelDecisão comunicada + Medidas tomadas
08

Acordo, Sentença ou Execução

Viabilidade do acordo → Negociação e formalização → Faturamento de honorários de êxito → Cálculos e atualização → Cumprimento/execução

ResponsávelNúcleo + Eliemerson + Laís
SistemaEasyJur + Drive + E-mail
EntregávelValores controlados + Obrigações cumpridas
09

Encerramento do Caso

Confirmação de zero pendências → Workflow de encerramento → Conferência financeira final (honorários, custas, reembolsos) → Baixa no EasyJur

ResponsávelNúcleo + Eliemerson + Laís
SistemaEasyJur + Drive + E-mail
EntregávelCaso encerrado + Documentação organizada

04 Gargalos Identificados

6 riscos operacionais classificados por severidade

Crítico

Laís e single point of failure

Controladoria aparece nas fases 2 a 9. Se Laís ficar indisponível, o escritório para. Ela é admin do EasyJur, controla prazos, valida documentos, fatura honorários e encerra casos.

Alto

3 ferramentas desconectadas

EasyJur + Google Drive + E-mail operam em silos. Informação do mesmo caso vive em 3 lugares diferentes sem integração automática. Gera retrabalho e risco de perda de dados.

Alto

Kevehllyson acumula Comercial + Tributário

Mesma pessoa gerencia a captação de novos clientes e atende o núcleo tributário. Em períodos de alta demanda tributária, a captação comercial pode parar.

Médio

Henrique com dupla função

Responsável pelo Núcleo Criminal e simultaneamente estagiário de apoio ao Cível. Conflito de prioridades entre as duas funções.

Médio

Comunicação ao cliente 100% manual

Toda comunicação com clientes é feita por e-mail manual em todas as 9 fases. Sem templates, sem automação, sem rastreamento de leitura ou resposta.

Médio

Núcleo Criminal sem processo mapeado

O Criminal (Henrique) não aparece na tabela de atividades detalhadas. Sugere processo informal ou não padronizado.